Realizar o controle de documentos em qualquer obra de construção civil é praticamente um requisito obrigatório para a conclusão do projeto. Desde a elaboração inicial, até a finalização, muitos registros são realizados e devem estar apresentados de maneira simples e de fácil consulta.
Estes documentos são fundamentais para o bom andamento da obra, já que promovem sua correta organização, armazenamento e gestão.
E na construção de novos empreendimentos, existe uma quantidade enorme de dados que são gerados e de vital importância para o projeto.
Nesse sentido, podemos destacar questões importantes como os requisitos legais e burocráticos, viabilizando a execução da obra ou então orientações de segurança do trabalho e do projeto como um todo, por exemplo.
Cabe as empresas responsáveis pelo projeto criarem um bom sistema para realizar e garantir um controle de documentos eficiente nas obras. O papel já caiu em desusos e é uma das formas tradicionais de gestão que foi ultrapassada pela uso de soluções tecnológicas.
A tecnologia é uma grande aliada tanto no controle, quanto na elaboração dos documentos, principalmente através da utilização de dispositivos móveis, que garantem agilidade, qualidade e segurança para a obra.
Por isso, é importante utilizar de ferramentas que facilitem no controle de documentos. Assim você consegue executar ações que garantam que os registros sejam devidamente arquivados, organizados, atualizados e revisados.
Tudo isso apresenta maior segurança, evitando a perda de informações e também possibilitando o compartilhamento e facilidade no acesso dos documentos.
Organizar os documentos também faz parte dos processos que envolvem os registros na obra.
Assim, como documentos são as principais fontes de informação, estes relatórios servem como descrições escritas do que acontece na obra e fontes de pesquisa para a execução dos processos construtivos, padronizando os processos envolvendo os registros na obra.
Outra vantagem de investir neste controle é evitar problemas na obra, como ociosidade e desconformidade com o cronograma e, a partir disso, otimizando o tempo na obra. Tudo isso traz mais maior a produtividade e qualidade.
Sua importância também se dá para que a empresa evite sofrer penalidades como multas e embargos por não manter documentos importantes no canteiro ou por acabar perdendo-os. Estes problemas representam falhas na segurança do projeto, além de custos extras e redução das chances de sucesso do empreendimento.
Justamente essa falta de padronização é um dos principais problemas que ocorrem no controle de documentos em obras. Isto gera bastante confusão durante a hora de organizar e acessar os documentos. Assim, a gestão se torna muito mais demorada e atrapalha os prazos finais de entrega.
Por isso, é imprescindível que se crie uma única maneira de elaborar, organizar e arquivar os documentos.
A certificação ISO 9001 também especifica que os documentos devem ser legíveis, além de estarem sempre identificados e poderem ser recuperados prontamente.
Ou seja, fazer com que eles tenham um padrão único também é uma forma de colaborar nesse sentido.
Saiba como melhorar o controle de documentos nas obras
Uso de dispositivos móveis – O uso de dispositivo móveis é primordial para o controle de documentos.
Além de substituir a coleta manual dos dados, também pode fazer registros mais detalhados e precisos, com a utilização de áudios, vídeos, fotos e outros recursos.
Com isso, o trabalho de documentação fica com maior qualidade e com menos possibilidades de erros e, por consequência, melhora no seu projeto.
Para que isso ocorra, tenha tablets ou smartphones conectados para ter acesso dos documentos de praticamente qualquer local.
Estando no canteiro de obras ou em qualquer lugar, fica mais fácil e rápido para transmitir informações fundamentais para o andamento da construção. Lembre-se: tempo é dinheiro.
Armazenamento em nuvem – Manter os documentos com um acesso digital e que seja possível fazer de maneira remota é a solução tecnológica para ter maior segurança e praticidade.
Desse modo, o armazenamento em nuvem garante que você não perca informações caso ocorram problemas, como acidentes, perdas ou extravios.
E facilita no sentido de fazer com que as decisões tomadas a partir destes documentos sejam mais agilizadas e assertivas, além de melhorar a comunicação no canteiro de obras, com a transmissão das informações.
Uso de softwares especializados – A tecnologia é uma grande aliada da construção civil, que é um dos setores que mais aproveitam o uso de novas ferramentas e soluções modernas.
Nesse sentido, o uso de softwares, por exemplo, são grandes facilitadores principalmente para se livrar de métodos antiquados, com os tradicionais do controle de documentos. Afinal, chega de usar tanto papel e perder muito tempo utilizando sistemas ultrapassados.
Existem programas que são capazes de criar, armazenar, atualizar, compartilhar, consultar e gerenciar os documentos relacionados às obras, por exemplo. Além disso, não é necessário dispor de computadores, já que é possível trabalhar com dispositivos móveis e com armazenamento em nuvem.
Além de economizar tempo no controle de documentos, a tecnologia também serve para colaborar com a diminuição de erros na hora da gestão dos projetos.
E mesmo que o acesso seja facilitado para os colaboradores, tanto online, quanto offline, a segurança aumenta consideravelmente. Isto ocorre porque você tem a garantia de que nenhum documento importante será perdido e também porque é possível as permissões de acesso a determinados registros.
Investir em softwares especializados e personalizados para a sua empresa é a garantia de que suas tarefas serão organizadas com maior agilidade, eficiência e segurança.
Tudo isso facilita no cumprimento de prazos e também permite que os profissionais dediquem mais tempo para outros serviços da construção civil.
